Jika Anda menjalankan bisnis kecil, terkadang sulit untuk mengikuti semua aturan dan peraturan. Namun, ada beberapa elemen yang sangat mendasar yang harus diimplementasikan ke dalam sistem manajemen. Salah satu contohnya adalah Aturan 'I2P2' yang Diusulkan Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA). Menurut OSHA, aturan yang diusulkan akan "mengharuskan pengusaha untuk mengembangkan dan menerapkan program yang meminimalkan paparan pekerja terhadap bahaya keselamatan dan kesehatan."
Tidak ada yang benar-benar tahu seperti apa aturan yang diusulkan, tetapi biasanya kita bisa menebak dengan baik. Jadi, untuk membantu beberapa elemen program Keselamatan ini, "Pedoman Manajemen Program Keselamatan dan Kesehatan" OSHA, yang diterbitkan pada 26 Januari 1989 memberikan beberapa panduan terbatas yang dapat Anda ikuti.
Dalam banyak program sukarela, OSHA menguraikan lima elemen yang akan membantu Anda menciptakan sistem manajemen yang sukses. Dari sudut pandang saya, meskipun partisipasi manajemen dan karyawan saling melengkapi dan merupakan inti dari program keselamatan dan kesehatan yang efektif, saya ingin memastikan bahwa ada perbedaan yang jelas dan jelas antara manajemen operasi dan partisipasi karyawan. Akan lebih mudah untuk menerapkan sistem manajemen jika Anda memahami apa yang OSHA pertimbangkan sebagai sistem model dan kemudian memperluas model agar sesuai dengan organisasi. Berikut ini adalah elemen inti dari sistem manajemen yang efektif:
Kepemimpinan manajemen
Partisipasi karyawan
Identifikasi dan penilaian bahaya
Pencegahan dan pengendalian bahaya
Informasi dan pelatihan
Evaluasi efektivitas program
Sistem manajemen yang efektif menangani bahaya terkait pekerjaan, termasuk potensi bahaya yang dapat diakibatkan oleh perubahan kondisi atau praktik tempat kerja. Selain itu, ini membahas bahaya yang tidak didorong oleh peraturan oleh alam. Saran terbaik adalah jangan menunggu inspeksi atau cedera di tempat kerja terjadi sebelum bahaya di tempat kerja ditangani. Jika Anda belum memiliki rencana, maka Anda harus segera membuat rencana untuk mengidentifikasi dan memperbaiki bahaya, dan kemudian mengimplementasikan elemen-elemen rencana tersebut. Kuncinya adalah agar karyawan berpartisipasi dalam pengembangan dan implementasi rencana tersebut.
Ini adalah praktik yang baik untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen yang menyediakan kebijakan, prosedur, dan praktik sistematis yang memadai untuk melindungi karyawan dari bahaya keselamatan. Dengan kata lain, sistem yang efektif mengidentifikasi ketentuan untuk identifikasi sistematis, evaluasi, dan pencegahan atau pengendalian bahaya di tempat kerja, bahaya pekerjaan tertentu, dan potensi bahaya yang mungkin timbul dari kondisi yang dapat diperkirakan.
Tidak peduli apakah suatu program keselamatan dibuat secara tertulis atau tidak, tidak kalah pentingnya dari seberapa efektif program itu diterapkan, dikelola, dan dipraktikkan. Harus jelas bahwa dengan bertambahnya ukuran tempat kerja, jumlah karyawan, atau kompleksitas operasi, kebutuhan akan panduan tertulis akan meningkat. Program harus membantu memastikan bahwa ada komunikasi yang jelas kepada semua karyawan dengan penerapan kebijakan dan prosedur yang konsisten.
Kepemimpinan Manajemen
Kepemimpinan manajemen dari atas ke bawah adalah bagian terpenting dari setiap proses. "Lip service", tidak akan berhasil dan tidak menunjukkan komitmen. Manajemen menunjukkan komitmen ini dengan memberikan kekuatan motivasi dan sumber daya yang dibutuhkan dengan memasukkan setidaknya hal-hal berikut:
· Menetapkan peran dan tanggung jawab untuk manajer, penyelia, dan karyawan di semua tingkat organisasi dan meminta pertanggungjawaban setiap tingkat untuk melaksanakan tanggung jawab yang diberikan kepada mereka.
· Menyediakan manajer, supervisor, dan karyawan dengan otoritas, akses ke informasi yang relevan, pelatihan, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab mereka.
· Mengidentifikasi setidaknya satu manajer, supervisor, atau karyawan untuk menerima dan menanggapi laporan tentang kondisi keselamatan dan, jika sesuai, untuk memulai tindakan korektif.
Untuk memperjelas, demonstrasi berarti "lakukan seperti yang saya lakukan" dan bukan "lakukan seperti yang saya katakan." Ini adalah konsep penting, tidak peduli apa yang ingin Anda capai, selalu "berjalan-jalan, dan bicara-bicara". Jika Anda mengatakan bahwa Anda akan melakukan sesuatu, lakukanlah!
Partisipasi karyawan
Partisipasi karyawan memberikan sarana bagi karyawan untuk mengembangkan dan/atau mengungkapkan komitmennya terhadap diri sendiri dan/atau sesama karyawan. Oleh karena itu, dalam setiap sistem yang berhasil, karyawan harus diberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam menetapkan, menerapkan, dan mengevaluasi sistem keselamatan. Untuk memenuhi dan meningkatkan partisipasi karyawan, manajemen harus menerapkan beberapa bentuk elemen berikut:
Secara teratur berkomunikasi dengan semua karyawan mengenai masalah keselamatan.
Menyediakan karyawan dengan akses ke informasi yang relevan dengan sistem keselamatan.
Menyediakan cara bagi karyawan untuk terlibat dalam identifikasi dan penilaian bahaya, memprioritaskan bahaya, pelatihan keselamatan, dan evaluasi sistem manajemen.
Menetapkan prosedur di mana karyawan dapat melaporkan bahaya terkait pekerjaan dengan segera dan cara mereka dapat membuat rekomendasi tentang solusi yang tepat untuk mengendalikan bahaya yang diidentifikasi.
Memberikan tanggapan yang cepat terhadap laporan dan rekomendasi.
Penting untuk diingat bahwa di bawah sistem keselamatan yang efektif, manajemen mendorong dan mendukung karyawan untuk melaporkan bahaya keselamatan dan membuat rekomendasi tentang bahaya terkait, atau berpartisipasi dalam tindakan korektif untuk bahaya seperti yang disebutkan.
